Decifrare i Contratti Aziendali: Guida essenziale per Imprenditori e Manager che vogliono evitare trappole e chiudere ogni affare con successo [PARTE PRIMA]

Se sei atterrato su questo sito, vuol dire che fai parte di quel gruppo di imprenditori, manager, dirigenti e titolari di attività animati dall’ambizione di comprendere i meccanismi per trasformare la propria azienda in una macchina dagli ingranaggi perfetti.

Bene, sei nel posto giusto.

Come uomo o donna d’impresa, devi avere molto chiaro in testa che sapere leggere i contratti e capirne le implicazioni è fondamentale: i contratti sono la linfa vitale di qualsiasi azienda.

Senza contratti non avresti dipendenti, non avresti fornitori, non avresti clienti e nemmeno finanziatori.

Non avresti soci né partner.

In una parola, senza contratti la tua azienda non esisterebbe.

I contratti sono le leggi che regolano tutti i rapporti della tua impresa, interni ed esterni. Che ti piaccia o no.

Questo Report ti spiegherà in modo semplice alcuni trucchi fondamentali su come strutturare i contratti e su come esaminarli, in modo da poter capire cosa sta succedendo e quali rischi corri.

Sono informazioni e tecniche che finora ho condiviso soltanto con poche persone della mia cerchia. Quindi ti consiglio di aprire bene gli occhi, sintonizzare le frequenze cerebrali e seguire per filo e per segno quello che sto per dirti.

Partiamo da un assioma di base: anche se non è “scritto”, il contratto esiste comunque.

Esistono ancora imprenditori che pensano che instaurare rapporti commerciali senza un contratto scritto sia più sicuro, perché “io sò furbo, non firmo niente e così non prendo impegni. E risparmio anche la parcella dell’avvocato!”.

Bene, queste persone sono le prime ad affollare le aule dei Tribunali senza sapere che piega prenderà la causa e quanto salato sarà il conto che dovranno pagare.

Ora, tu certamente non rientri in questa categoria e queste cose le sai già: ma un ripasso dei fondamentali non guasta mai.

Un contratto può essere concluso anche oralmente o per “fatti concludenti”: se mi chiedi di spedirti un carico di banane entro 7 giorni per un determinato prezzo e io accetto, in qualunque modo lo facciamo (al telefono, stringendoci la mano, e così via) quello che abbiamo concordato è un contratto a tutti gli effetti.

E allora dove sta il problema? Entrambe le parti hanno assunto impegni reciproci (io ti spedisco le banane, tu mi paghi il prezzo) ma, se succede qualcosa di imprevisto, a quali conseguenze andrai incontro?

Se le banane non sono come il compratore le immaginava, e si rifiuta di pagare, che si fa?

Se il carico parte in ritardo, su chi ricadono le conseguenze negative?

Potremmo continuare a lungo ma il succo è questo: senza un contratto scritto ad hoc, non sai a quali conseguenze sei esposto. Perché non le hai previste, quindi dovrai subire le conseguenze che la legge applicabile prevede in mancanza di clausole contrattuali specifiche.

E, anche solo per sapere quali siano queste conseguenze, dovrai rivolgerti a uno studio legale (mi raccomando, che sia veramente competente in materia) e sperare di non finire in Tribunale.

Dovrebbe essere chiaro adesso il motivo per cui ogni rapporto va contrattualizzato e perché il contratto lo devi “capire” per il bene della tua azienda, senza pensare che sia solo roba da avvocati.

Abbiamo lavorato a oltre 1.000 diversi contratti negli ultimi venti anni. Abbiamo potuto constatare sul campo che non tutti gli avvocati hanno una buona comprensione dei contratti, anche se tutti odiano ammetterlo.

Non è un’abilità che insegnano all’Università.

Personalmente, non avevo mai visto un contratto vero fino a quando non ho iniziato a lavorare in uno studio legale.

Le Facoltà di Legge si concentrano maggiormente sulla “teoria” e cose del genere. Il che va bene fino a quando non ti trovi di fronte al tuo primo accordo di 50 pagine e ti rendi conto che tutta quella teoria non ti aiuterà molto, mentre hai a che fare con un malloppo di carta che sembra una mappa scritta in greco antico.

Ovviamente non ti sto dicendo che devi diventare un esperto di contratti. Ti dico però che devi saperli leggere e comprendere: è un’abilità importante che ti aiuterà ad evitare molti dei problemi che vedo sorgere quotidianamente, quando le aziende prendono decisioni senza nemmeno sapere se i contratti che hanno firmato consentano di prendere quelle decisioni.

Tra l’altro, i suggerimenti che ti darò si applicano generalmente ovunque tu faccia business nel pianeta, non solo in Italia.

Bene. Iniziamo.

     

      1. Struttura del contratto

    I contratti sono un particolare tipo di animale e sono diversi da qualsiasi altra tipologia di “opera” scritta che tu possa avere visto, ad esempio libri, memo, articoli, saggi, giornali. Questi formati sono strutturati con l’obiettivo di leggerli dall’inizio alla fine, in sequenza, con introduzioni, paragrafi, riassunti, ecc.

    I contratti, invece, sono strutturati per raccogliere alcune disposizioni che hanno correlazioni interne tra di loro, con vari riferimenti incrociati e altre cose più o meno complicate dentro.

    Questa struttura non è intuitiva, il che significa che la tua testa rischia di esplodere come un petardo a Capodanno se provi a leggere attentamente un contratto complesso, dall’inizio alla fine, e ti aspetti di capirlo solo alla prima lettura. È un desiderio ingenuo.

    Invece, pensa ai contratti come a un esercizio di enigmistica. Per risolverlo, ci vuole un pò di pratica.

       

        • Stampa una copia cartacea

      È ora di accendere la stampante. Sul serio. Se provi a leggere un contratto complesso allo schermo, fai prima a chiudere e andarti a fare uno spritz.

      La maggior parte dei contratti richiede di voltare pagina spesso, soprattutto quando si ha a che fare con molti richiami di clausole interne e con tante “definizioni”.

      Cosa sono queste definizioni? Tranquillo, te lo spiego subito.

      Le “definizioni”, anche dette “termini definiti”, sono delle parole (di solito scritte in maiuscolo all’interno del testo contrattuale) alle quali viene dato un preciso significato ai fini del contratto. Ad esempio, “costo di produzione” può avere un significato consueto nel settore in cui opera la tua azienda, ma se il contratto prevede “Costo di Produzione”, quella “definizione” indica ciò che quell’espressione significa specificamente nel tuo affare.

      In qualsiasi accordo un pò più complesso, i termini definiti sono importanti e devi capirli e assicurarti che siano corretti per i tuoi scopi.

      Quindi, tornando a noi. Il primo passo è quello di stampare una copia cartacea del contratto. Poi, crea una copia separata delle cosiddette “definizioni” (o “termini definiti”) e usala come glossario. Fidati di me, questo è molto più semplice che cercare di leggere il contratto sullo schermo di un computer o tornare continuamente alla pagina delle definizioni.

         

          • Che roba sono tutte queste “clausole”?

        Tutti i contratti commerciali hanno alcune “categorie base” di clausole. Attento. Dire che esistono categorie base non significa che le clausole di uno stesso tipo hanno tutte lo stesso contenuto, anzi. Semplicemente significa che la struttura prevede delle clausole che di base si ripetono ma il cui contenuto varia sempre a seconda di cosa vogliono le parti.

        Per capirci: in quasi tutti i contratti esiste la clausola “Risoluzione”, ma il contenuto della clausola sarà sempre diverso in ciascun contratto a seconda delle esigenze delle parti e del risultato della negoziazione. Quindi, scopiazzare modelli presi a caso su internet non è mai una scelta intelligente.

        Vediamo quali sono queste categorie base di clausole, per capire insieme a cosa servono:

        Preambolo: indica il nome del contratto (ad es. accordo di joint venture), i nomi delle parti, luogo e data di firma.

        Premesse: queste dovrebbero descrivere il contesto nel quale le parti sono giunte a definire quel contratto. Molti pensano che siano poco utili; in realtà, le premesse sono importanti per mettere nero su bianco in quale contesto è stato raggiunto l’accordo e su quali presupposti si basa.

        Questo può avere risvolti nella successiva fase di esecuzione contrattuale. Ti suggerisco di dedicare un pò di tempo a verificare che le premesse descrivano correttamente il contesto e, per sottolinearne l’importanza nel tuo affare, aggiungi una disposizione in cui si afferma che fanno parte integrante dei termini operativi dell’accordo. In caso contrario, i tribunali tendono a considerare le premesse come subordinate alle disposizioni operative dell’accordo o, peggio ancora, come parte non integrante del contratto.

        Definizioni o Termini definiti: ne abbiamo già parlato sopra. Quindi, per cominciare ad esercitarti, torna alla sezione precedente e vai a vedere cosa sono.

        Durata e Risoluzione: quanto dura il contratto? In quali circostanze può essere prorogato o cessato anticipatamente? Spesso il termine di durata si troverà in una clausola e le disposizioni di risoluzione anticipata saranno in un’altra.

        Un aspetto importante per la maggior parte delle aziende è “come possiamo uscire da questo accordo se ci rendiamo conto che fa schifo?”. Le clausole durata e risoluzione sono determinanti e su queste non devi risparmiarti nel prevedere le possibili evenienze future e dettagliarle al meglio.

        Ricorda, soprattutto, che la clausola “Risoluzione” deve sempre prevedere cosa succede se la tua azienda o la tua controparte non eseguono correttamente le rispettive prestazioni previste contrattualmente.

        Questa è una clausola delicatissima all’interno di ogni accordo. É qui che bisogna prevedere:

            • i meccanismi di “liberazione” dal vincolo contrattuale nel caso in cui una parte non si comporti a dovere,

            • quali siano i comportamenti o le mancanze che vanno “sanzionati” con la fine del contratto,

            • quali conseguenze determinano questi comportamenti od omissioni, sia in termini finanziari (rimborsi dovuti, risarcimenti) sia in termini di obblighi “di fare” (restituzione di materiali e documenti, e così via).  

          Attenzione, quindi, a comprenderne a fondo i meccanismi. Ricordati che, finché le cose vanno bene, tutto ok. Ma quando cominciano ad andare male, quello che è scritto in questa clausola può fare molta differenza.

          Inoltre, fai attenzione ad ogni possibile ambiguità, perché interpretazioni ambigue su queste clausole possono creare problemi seri.

          Ti faccio un esempio: un contratto che dica “L’accordo avrà durata di quattro anni con decorrenza dalla sottoscrizione. Alla prima scadenza il contratto è prorogato di due anni in mancanza di disdetta. Alla scadenza del periodo di proroga biennale, ciascuna delle parti può attivare la procedura per il rinnovo a nuove condizioni o rinunciare al rinnovo. In mancanza della comunicazione, il contratto è rinnovato tacitamente alle medesime condizioni”. Bene, che succede se dopo i primi sei anni (4 iniziali + 2 di proroga) non c’è un nuovo accordo o una disdetta? Il contratto si rinnoverà per altri quattro anni (cioè la durata pari a quella iniziale?) o di due (cioè la durata pari alla prima proroga?). Essere vincolati per altri 4 anni piuttosto che per 2 fa una notevole differenza.

          Dichiarazioni e garanzie: chi fa determinate dichiarazioni presenti nel contratto conferma, sotto la propria responsabilità, che sono vere. Assicurati che ciò che prometti essere vero in un contratto sia una promessa che puoi mantenere.

          Per quanto riguarda le garanzie, le parti in genere stabiliscono ciò che garantiscono in merito al prodotto o al servizio e quindi declinano qualsiasi altra garanzia nella misura consentita dalla legge.

          Condizioni: queste non sono promesse su fatti o su cosa faranno le parti. Sono avvenimenti futuri ed incerti dai quali dipenderà l’inizio dell’efficacia (condizione sospensiva) o la cessazione (condizione risolutiva) del contratto. Ad esempio, un contratto può avere condizioni che, se non soddisfatte entro una determinata data, ne comportano la risoluzione.

          Un particolare tipo di condizione, che può tornare utile, è quella della “vendita con riserva della proprietà” (ipotesi che si può, sotto certi profili, ricondurre alla figura del contratto condizionato): l’accordo diventa subito efficace, tanto che il venditore è obbligato a consegnare il bene venduto, ma l’acquirente diventerà proprietario di quel bene solo “a condizione” di saldare l’intero prezzo (pensa al caso del pagamento a rate). Prima di quel momento, il legittimo proprietario del bene resta il venditore.

          Pagamento: in genere è presente una clausola relativa al pagamento. Guarda attentamente cosa succede se il pagamento viene fatto in ritardo o manca del tutto. E se l’azienda che deve ricevere il pagamento è la tua, assicurati che il contratto preveda cosa succede se il pagamento è in ritardo o non arriva proprio.

          Considera sempre che un ritardato o mancato pagamento può determinare maggiori oneri per la parte morosa, come l’applicazione di interessi di mora (che può essere utile disciplinare nel contratto, onde evitare che la lacuna venga “riempita” dalle norme di legge) o di penali. E’ importante che questi meccanismi siano esaminati e ben chiari.

          Allocazione del rischio: altra sezione importante di un contratto. L’indennizzo, ad esempio, serve ad addossare in capo ad una delle parti il rischio di specifiche contestazioni di terzi. Altri modi in cui il rischio può essere ripartito tra le parti comprendono: la rinuncia a determinati tipi di danni (ad esempio, il danno da perdita di profitto), limiti di responsabilità (ad esempio, escludere i danni derivanti da colpa lieve), coperture assicurative obbligatorie, clausole di manleva (clausole che liberano una delle parti da responsabilità verso l’altra).

          Come imprenditore o manager, devi leggere attentamente e comprendere le disposizioni sull’allocazione del rischio perché se qualcosa va storto queste disposizioni potrebbero limitare le possibilità di recupero monetario per la tua azienda.

          Allegati: alcune informazioni fondamentali, come la descrizione dei servizi, gli accordi sul livello dei servizi o i prezzi, sono spesso “nascoste” negli Allegati al contratto.

          Miscellanea o disposizioni finali: queste sono le disposizioni legali che vengono tipicamente poste in chiusura di contratto, come la legge applicabile; la scelta del foro e i metodi di risoluzione delle controversie; le comunicazioni tra le parti; la riservatezza; la forza maggiore, e cosi via. In molti fanno l’errore di pensare di poter bypassare queste clausole. Sbagliatissimo. Qui si trovano spesso molte trappole per gli incauti.

          La scelta della legge applicabile (nei contratti internazionali), così come l’individuazione del giudice competente in caso di controversia ha un impatto FONDAMENTALE sui possibili costi del contratto nel caso in cui le cose non dovessero andare per il verso giusto.

          Ti faccio un esempio: se al contratto tra la tua azienda e il distributore straniero si applica una legge nazionale che prevede più tutele per lui, significa che prima o poi ti troverai a fronteggiare maggiori oneri ed esborsi. Tradotto, subirai maggiori perdite.Quindi occhio a valutare con leggerezza e superficialità queste previsioni. Chi c’è già cascato, ne sa qualcosa.

                                                                                    * * *

          Fin qui abbiamo visto come devi approcciarti all’analisi di un contratto e cosa significano le principali clausole che, generalmente, ci troverai dentro.

          Ma non abbiamo finito. C’è ancora un altro pezzo di strada da fare insieme.

          Come esaminare a fondo un contratto?

          Come capire se manca qualcosa?

          Come identificare le insidie?

          Te ne parlerò nella seconda parte di questa Guida.

          Intanto, se hai domande, dubbi o semplicemente vuoi condividere la tua esperienza puoi scrivermi nei commenti.

          PS: Se hai trovato utile questo articolo e credi che possa essere utile ad altre persone, condividilo.

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